Série tipologia de eventos: Encontros técnicos e científicos (4/7)

Seguindo nossa série, o texto de hoje vai abordar umas das mais abrangentes tipologias, que são os encontros técnicos e científicos. Mas… vamos abordar esse assunto de uma forma diferente, trazendo como exemplo o 23º Seminário do Centro de Ciências Sociais Aplicadas (CCSA), da Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Eu tive o privilégio de acompanhar o evento de dentro, sendo turismóloga voluntária, em uma experiencia única que gostaria de compartilhar com vocês. Opto por abordar esse Seminário, pois ele faz parte da tipologia que iremos falar nesse texto, tendo vários outros eventos acontecendo simultaneamente que pertencem a tipologia de encontros técnicos e científicos.

Encontros técnicos e científicos

Vamos começar falando quais os eventos pertencem a essa tipologia dos encontros técnicos e científicos, que são os congressos, conferências, vídeo conferências, ciclo de palestras, simpósios, mesas redondas, painéis, fóruns, convenções, seminários, debates, conclaves, concílios, brainstorming, semanas e jornadas acadêmicas, entrevistas coletivas, workshops, oficinas, assembleias e reuniões de negócios. Ufa! Um dos maiores, não?

Uma questão que gostaria de mostrar nesse texto é a dinâmica de um Seminário. No texto eu coloco que o seminário que eu visitei teve vários outros eventos acontecendo simultaneamente ao evento principal, que era o próprio Seminário. Ele é um evento que promove interação e conhecimento técnico ou cientifico, na busca por soluções e normas, que regulamentam as ações ou questões pertinentes a cada classe profissional.

Pois bem, a definição de seminário é bem diferente do seminário que eu visitei, e por que? Isso acontece porque esse vento começou como um seminário, que é considerado um evento pequeno porte, e hoje por conter outros eventos acontecendo dentro do seminário, ele já pode ser considerado de médio porte. Então por que não mudar seu nome? Porque ele se encontra na sua 23º edição, e mudar seu nome é muito arriscado, pois ele perde seu objetivo e seu público. Começar um evento desde sua primeira edição, quando esse evento já tem seu público e já teve várias edições é mais complicado do que manter o nome, mesmo tendo mudado sua característica ou seu tamanho. Então é comum que nós vejamos um evento com características bem diferentes do seu nome.

No seminário tivemos várias palestras ocorrendo ao mesmo tempo, na tipologia esse evento isso se chama ciclo de palestras. As palestras são ministradas por professores e especialistas, possui caráter educacional com um ambiente mais informal.  As perguntas podem ser feitas diretamente da plateia. Há um presidente da sessão, que coordena os trabalhos e presta auxílio aos palestrantes.

Dos eventos acadêmicos a palestra é a mais comum, porque não exige do promotor uma programação muito grande, mas a atenção aos detalhes é a mesma, com data, horário, divulgação, público e local.

Tenho outro exemplo de algo que aconteceu dentro do seminário, que foram as mesas redondas. A Mesa redonda é um evento que foi inspirado na tabula redonda do rei Arthur. Participam de quatro a oito pessoas, sentados em semicírculo. O público pode ou não participa fazendo perguntas, isso depende da mesa e do tempo disposto para o evento. Esse tipo de evento é maravilhoso, pois vários especialistas se reúnem e debate sobre um mesmo assunto, é uma oportunidade de se aprofundar em um determinado assunto.

Outro evento que foi muito procurado no seminário, foram as oficinas, que refletem a apresentação e discussão de estudos da área educacional, na maioria das vezes atividades práticas são desenvolvidas durante as oficinas, por isso é um dos ventos mais procurados.

Nesse mesmo Seminário, também haviam as conferências. As conferências visam um público especifico que se familiariza com o assunto abordado. É uma solenidade, e o conferencista costuma ser uma pessoa de reconhecimento e valor profissional. Geralmente possui um mediador e as perguntas são enviadas por escrito. A conferencia exige precisão do seu organizador e da sua equipe, pois dura no máximo 1 hora, o que torna o tempo um inimigo de quem o organiza.

Percebam a dimensão que esse seminário tomou, e se tivéssemos que renomear e colocá-lo na tipologia correta ele passaria a ser um Congresso.

Os Congressos, tem como objetivo a atualização, divulgação ou transferência de conhecimentos científicos e de novas tecnologias. O debate é livre com os participantes, e os debates são constantes. E tanto a semana quanto os congressos, têm como características outros eventos acontecendo simultaneamente. Então esse Seminário que visitei não pode ser considerado um seminário, e sim uma semana acadêmica. Só uma observação, reitero o que havia dito antes: a mudança do nome de um evento com várias edições compromete seu público, pois fica mais complicado para o promotor do evento trabalhar na divulgação do evento.

Isso nos leva a outra questão, a concepção do evento deve ser muito bem pensada para que esse tipo de problema não venha a acontecer, e por isso é muito importante entender os diferentes tipos de eventos, levando em conta o aumento de participantes em futuras edições, para que seu nome possua a classificação correta.

• Para encerrar vamos abordar rapidamente as tipologias que não foram citadas.

Vídeo conferências

As vídeos conferencias dependem de um sistema de internet, seu maior objetivo é encurtar distâncias, e ela é muito usada no meio empresarial, mas pode acontecer em estúdios de TV e as perguntas são feitas por telefone ou e-mail.

Simpósios

Os simpósios são eventos práticos e simples. Costuma apresentar temas de interesse geral, atraindo um público mais abrangente, com interação direta do público. Podem tratar de um mesmo assunto ou assuntos diversos.

Painéis

O Painel é um evento complicado para organizar, pois o painel tem que ser o ponto alto do evento, todas as atenções devem estar concentradas no painel. A apresentação é feita em quadros, e participam até quatro painelistas, sob a coordenação de um moderador. O público é limitado e selecionado, geralmente especialistas no assunto.

Fóruns

Os fóruns são realizados em um recinto amplo, com um coordenador que levanta um problema referente ao tema do fórum, com o interesse da participação coletiva. O debate é livre e busca-se tomar decisões, acordos, compromissos ou resoluções que orientam o grupo reunido. Exemplo: Fórum de Turismo, que apresenta os problemas e diretrizes do turismo para uma cidade, estado ou país.

Convenções

As convenções são reuniões fechadas, promovidas por entidades sociais, empresarias ou políticas, com objetivo de deliberar assuntos de interesse comum.

Debates

Os debates são discussões entre 2 ou mais pessoas que defendem um mesmo ponto de vista. Podem ser abertos ao público ou fechados, sendo transmitido pelas mídias, como a televisão. O tempo é marcado para todas as falas e possui um moderador. Um exemplo de debate bem conhecido é o debate de candidatos à presidência de um país, muito comum aqui no Brasil em época de eleição.

Conclave

Conclave é um evento de caráter religioso, onde são debatidos os problemas de ordem moral e ética da religião. É feita a portas fechadas, sem interferência do mundo exterior e acaba somente quando uma decisão é tomada. Um exemplo de conclave é a eleição do novo Papa.

Concílio

O concílio é uma reunião de membros da igreja, para tratar de assuntos dogmáticos, doutrinários ou disciplinares.

Brainstorming

O Brainstorming (pensar juntos), é o momento em que várias pessoas deixam as ideias fluírem em um debate entre um seleto grupo; pode acontecer em duas etapas criativa e avaliativa. A criativa serve para criar ideias para a solução de um determinado problema. A avaliativa analisa as ideias geradas na criativa, para saber a viabilidade das sugestões.

Semana Acadêmica

A semana acadêmica é um evento popular das intuições acadêmicas, semelhante ao congresso, possui diversos eventos menores que integram as atividades da semana. É mais um dentro da tipologia de encontros técnicos e científicos.

Jornada

A jornada são reuniões de grupos profissionais para discutir assuntos mais específicos, que raramente são discutidos em congressos. Ela possui caráter periódico, acontecendo frequentemente e os resultados das discussões são em formato de documentos, acordos e normas.

Entrevista Coletiva

A entrevista coletiva é destinada ao público dirigido, no caso a imprensa, com objetivo de transmitir informações referentes a um assunto ou acontecimento específico. É comum haver uma apresentação prévia dos fatos, por parte da assessoria de imprensa do entrevistado.

Workshop

O workshop é uma reunião de especialistas para apresentação de novas técnicas e tecnologias. Está muito ligada ao mundo empresarial e demonstração de produtos. Pode haver uma divisão de grupos de trabalho, que posteriormente, apresentam os resultados das discussões.

Assembléias

As assembleias são reuniões de delegações e representantes de grupos de cidades, estados e países. A decisão é tomada por votação dos membros oficiais de cada delegação, mas membros externos podem participar dos debates.

Reuniões de Negócios

As reuniões de negócios, aproximam as empresas, fornecedores, compradores e profissionais, celebrando convênios e parcerias. Quem poderia imaginar que uma reunião de negócios seria um evento.

A tipologia dos eventos ajuda o organizador e a sua equipe, focar na caraterística mais marcante do evento, diminuindo os riscos e viabilizando as receitas do evento.

Ufa! Terminamos os encontros técnicos e científicos! No próximo texto iremos abordar uma palestra que aconteceu na Universidade Federal do Rio Grande Norte, com o palestrante Paulo Sergio da Silva, um dos maiores especialistas em marketing digital do país. Foi um absoluto sucesso! Teve sala lotada, inúmeras perguntas e um tempo maior do que o previsto!

Foi muito interessante acompanhar esse evento de pertinho, e passar para vocês tudo que foi abordado nessa palestra, e em seguida retomaremos a tipologia dos encontros de convivência.

Espero vocês, até lá!!

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Fontes: BRITTO, J.; FONTES, N. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo: Aleph, 2002 & Estratégias para os eventos, de Janaina Britto e Nena Fontes, 2006.